Anfragen per E-Mail
Formlose Anfragen auslesen, als sauberen Kontakt im CRM anlegen und die zuständige Person informieren.
04 · Workflow-Automatisierung
Daten, die einmal erfasst werden. Nicht viermal.
Wir verbinden deine bestehenden Systeme so, dass Informationen von allein dort ankommen, wo sie hingehören. Wenn es keinen fertigen Konnektor gibt, schreiben wir ihn.
- Live nach
- 5 bis 20 Werktagen
- Bei Fehlern
- Meldung statt stillem Ausfall
- Werkzeuge
- n8n, eigene APIs, MCP
Kurz erklärt
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung heißt, wiederkehrende Abläufe zwischen Systemen so zu verbinden, dass sie ohne manuelles Zutun laufen. Der Unterschied zur klassischen Automatisierung: Eine KI im Ablauf kann auch unstrukturierte Eingaben verarbeiten, etwa eine formlose E-Mail in einen sauberen CRM-Eintrag verwandeln. HR CodeLabs nimmt dafür zuerst die bestehenden Abläufe auf und verbindet die Systeme dann über Automatisierungswerkzeuge, eigene Schnittstellen oder MCP-Server, betrieben auf der Infrastruktur des Kunden.
01Das Problem dahinter
Dieselbe Information wird an vier Stellen eingetippt: im CRM, in der Buchhaltung, im Kalender, in der Excel-Liste. Jede Abschrift ist eine Fehlerquelle, und irgendwann stimmt keine der vier Versionen mehr.
02Was sich für dich ändert
Mehr Zeit. Spürbar weniger Routine.
01
Eine Eingabe, überall aktuell
02
Weniger Übertragungsfehler und weniger Nachfragen
03
Abläufe sind dokumentiert statt in Köpfen gespeichert
04
Auswertungen stimmen, weil die Daten stimmen
03Typische Einsätze
So sieht der Alltag aus mit KI.
Telefon-KI & CRM
Gesprächszusammenfassungen dem richtigen Kontakt zuordnen und Folgeaufgaben automatisch anlegen.
Buchhaltung
Rechnungsdaten aus dem Posteingang an die Buchhaltung übergeben, statt sie abzutippen.
Termine
Gebuchte Termine zwischen Kalender und CRM abgleichen und Erinnerungen verschicken.
04Was enthalten ist
Einrichtung, Anbindung, Schulung aus einer Hand.
- Aufnahme deiner Ist-Abläufe, bevor irgendetwas gebaut wird
- Verbindung von CRM, Mail, Kalender, Telefonie und ERP
- Eigene Schnittstellen und MCP-Server, wenn Standard nicht reicht
- Fehlerbehandlung und Benachrichtigung, wenn etwas hängt
- Dokumentation der Abläufe
- Betrieb auf deiner Infrastruktur
- 01
Ist-Ablauf aufnehmen
Wo wird heute was eingetippt, von wem und in welcher Reihenfolge? Erst wenn das klar ist, wird gebaut.
- 02
Ablauf planen
Wir legen fest, welche Schritte automatisch laufen, wo eine KI hilft und wo ein Mensch entscheidet.
- 03
Bauen und anbinden
Die Systeme werden verbunden. Fehlt ein Konnektor, schreiben wir eine eigene Schnittstelle.
- 04
Testen, live & überwachen
Test mit echten Fällen, dann Livegang. Fehler lösen eine Meldung aus, die Betreuung kümmert sich darum.
Schematisches Beispiel · keine Live-Verarbeitung
So greifen die Schritte ineinander.
- 01Ereignis aus Mail, CRM oder Kalender empfangen.
- 02Daten zuordnen und die nötige Schnittstelle ansprechen.
- 03Ergebnis protokollieren und das zuständige Team informieren.
Eingesetzte Werkzeuge
Wann das nichts für dich ist
Wenn der Ablauf selbst kaputt ist, macht Automatisierung ihn nur schneller kaputt. Dann reden wir zuerst über den Ablauf.
Zum Preis
Systeme verbinden gibt es als Start für 1.490 €, Sprint für 3.500 € und Komplett für 5.900 €, je nach Zahl der Prozesse und Systeme. Der Anfrage-Autopilot kostet 3.900 €. Alle Preise Festpreis netto, Betreuung ab 99 € pro Monat. Systeme ohne Schnittstelle sind nicht enthalten. Alle Preise und Konfigurator →
05Aus der Praxis
Projekte mit dieser Leistung.
02 · Geschäftsführung & Prozesse
Firmeninterne KI-Softwaresteuerung
Der Geschäftsführer verbrachte über drei Stunden täglich mit E-Mails, Kalender und Routinearbeit in der Firmensoftware.
Laufendes Projekt · aktuell 6 Monate05 · Social MediaAutomatisierte Produktion von Instagram Reels
Reels regelmäßig zu produzieren kostete jede Woche viele Stunden.
Umgesetzt in rund 3 WochenFragen
Häufige Fragen zu Workflow-Automatisierung.
Deine Frage ist nicht dabei? Stell sie Oliver im Erstgespräch oder schreib an info@hr-codelabs.de.
Funktioniert das mit unserem CRM?
In den meisten Fällen ja. Für HubSpot, Pipedrive, Salesforce und viele CRM-Systeme im deutschsprachigen Raum gibt es fertige Anbindungen. Für seltene Systeme schreiben wir eine eigene und weisen den Aufwand vorher transparent aus.
Was kostet Workflow-Automatisierung?
Bei HR CodeLabs kostet Systeme verbinden Start mit 1 Prozess und bis zu 3 Systemen 1.490 €, Sprint mit bis zu 3 Prozessen 3.500 € und Komplett mit bis zu 6 Prozessen 5.900 €. Der Anfrage-Autopilot für Anfragen aus E-Mail und Webformular kostet 3.900 €. Alle Preise sind Festpreise netto, die Betreuung kostet ab 99 € pro Monat.
Wie lange dauert es, bis eine Automatisierung läuft?
Im Festpreis-Paket 5 Werktage für Systeme verbinden Start, 14 Tage für Sprint und 20 Werktage für Komplett. Der Anfrage-Autopilot steht nach 10 Werktagen. Voraussetzung sind Zugänge und Rückmeldungen innerhalb von 2 Werktagen.
Was passiert, wenn eine Automatisierung fehlschlägt?
Sie meldet sich. Jeder Ablauf hat eine Fehlerbehandlung, die eine Benachrichtigung auslöst, statt still zu scheitern. Fehlerbehebung gehört im vereinbarten Umfang zur laufenden Betreuung.
Brauchen wir dafür eine IT-Abteilung?
Nein. Wir richten alles ein und übernehmen den Betrieb. Wenn du später eigene Leute daran arbeiten lassen willst, schulen wir sie.
Was ist der Unterschied zwischen klassischer Automatisierung und Automatisierung mit KI?
Klassische Automatisierung braucht saubere, feste Eingaben, etwa ein Formular mit festen Feldern. Mit KI im Ablauf lassen sich auch formlose E-Mails, Notizen oder Dokumente verarbeiten und in strukturierte Daten übersetzen. Wo eine KI unsicher ist, legen wir einen Prüfschritt durch einen Menschen fest.
Wo laufen die Automatisierungen?
Auf deiner Infrastruktur, zum Beispiel auf einem Server in einem EU-Rechenzentrum. Ist ein KI-Modell beteiligt, legen wir offen, welche Daten an das Modell gehen. Die Datenschleuse kann erkannte personenbezogene Daten vorher herausfiltern.
Weitere Leistungen
Dein nächster Schritt
Workflow-Automatisierung für deinen Alltag?
Erzähl Oliver in 30 Minuten, wo es hakt. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob Workflow-Automatisierung zu dir passt, und danach ein unverbindliches Angebot.
HR CodeLabs Strategiecallmit Oliver Hees · 30 Min · Video
- Kostenlos und ohne Auftragszwang
- Ehrliche Einschätzung, auch wenn KI nicht passt
- Festpreis für die Einrichtung, monatlich kündbare Betreuung
Oder direkt die Telefon-KI testen: +49 40 524 732 80