Kanzlei & Beratung
Mitarbeiter fragen nach internen Abläufen, Checklisten oder Musterschreiben und bekommen die Antwort mit Verweis auf das passende Dokument.
02 · Wissensbasis & Chatbot
Dein Firmenwissen. Endlich auffindbar.
Ein Chat, der auf Basis eurer Dokumente, Handbücher und Prozesse antwortet und die Quelle nennt. Intern für dein Team, auf der Website für deine Kunden. Auf deinem Server, auf Wunsch mit lokalem Sprachmodell.
- Live nach
- 14 bis 21 Tagen
- Antworten
- mit Quellenangabe
- Betrieb
- auf deinem Server
Kurz erklärt
Was ist eine KI-Wissensbasis?
Eine KI-Wissensbasis ist ein Chatsystem, das Fragen aus den Dokumenten eines Unternehmens beantwortet und dabei die Quelle nennt. Technisch heißt das Retrieval Augmented Generation (RAG): Die KI sucht zuerst in den freigegebenen Unterlagen und formuliert die Antwort aus dem Gefundenen, statt frei zu erfinden. HR CodeLabs richtet dafür Open-Source-Werkzeuge wie AnythingLLM, Open WebUI oder LightRAG auf einem Server des Kunden ein, mit Zugriffsrechten pro Rolle.
01Das Problem dahinter
Das Wissen ist da. Es liegt in SharePoint, im alten Wiki, in E-Mail-Anhängen und in den Köpfen von drei Leuten. Wer etwas sucht, fragt einen Kollegen. Wer neu ist, fragt öfter. Und Kunden stellen am Telefon und per Mail immer wieder dieselben Fragen.
02Was sich für dich ändert
Mehr Zeit. Spürbar weniger Routine.
01
Antworten in Sekunden statt Suchen in Ordnern
02
Jede Antwort nennt die Quelle, du kannst sie nachprüfen
03
Neue Mitarbeiter werden schneller selbstständig
04
Wiederkehrende Kundenfragen beantwortet der Chat auf der Website
03Typische Einsätze
So sieht der Alltag aus mit KI.
Technik & Industrie
Handbücher, Arbeitsanweisungen und Wartungsunterlagen werden per Chat durchsuchbar, statt in Ordnerstrukturen zu verschwinden.
Kundenservice
Ein Chat auf der Website oder per WhatsApp beantwortet Fragen zu Leistungen, Abläufen und Öffnungszeiten. Komplexes geht mit Zusammenfassung an dein Team.
Onboarding
Neue Mitarbeiter finden Antworten selbst, statt immer dieselben Kollegen zu fragen.
04Was enthalten ist
Einrichtung, Anbindung, Schulung aus einer Hand.
- Anbindung deiner Dokumente aus SharePoint, Nextcloud, Laufwerken oder Wiki
- Rollenbasierte Rechte: nicht jeder sieht alles
- Antwortregeln: Quelle nennen und sagen, wenn nichts Passendes gefunden wurde
- Chat-Widget für die Website, sauber getrennt vom internen Wissen
- Regelmäßige, automatisierte Aktualisierung der Wissensbasis
- Schulung für Team und Redakteure
- 01
Wissen sichten
Welche Quellen gibt es, was ist aktuell, wer darf was sehen? Daraus entstehen Struktur und Rechtekonzept.
- 02
Anbinden und indexieren
Dokumente aus SharePoint, Nextcloud, Laufwerken oder Wiki werden angebunden und durchsuchbar gemacht.
- 03
Testen mit echten Fragen
Dein Team stellt die Fragen, die im Alltag wirklich vorkommen. Wir prüfen Antworten und Quellen und justieren die Suche.
- 04
Live & Pflege
Der interne Chat und auf Wunsch das Website-Widget gehen live. Neue Dokumente kommen automatisch dazu, danach läuft die Betreuung.
Schematisches Beispiel · keine Live-Verarbeitung
So greifen die Schritte ineinander.
- 01Frage im Chat stellen.
- 02Passende Dokumente im berechtigten Bereich finden.
- 03Antwort mit Fundstelle ausgeben.
- 04Fehlt die Information, das sagen oder an das Team übergeben.
Eingesetzte Werkzeuge
Wann das nichts für dich ist
Wenn eure Dokumente veraltet oder widersprüchlich sind, macht die KI das sichtbar, aber nicht besser. Dann räumen wir zuerst auf oder lassen es.
Zum Preis
Für eine eigenständige Wissensbasis gibt es keinen Paketpreis, weil Menge und Zustand der Dokumente stark schwanken. Den Einstieg bildet der Prozess-Check für 490 €, der bei Beauftragung angerechnet wird. Eine Wissensbasis steckt außerdem im KI-Assistenten (2.900 €). Für das ganze Team gibt es Firmenwissen in Lokyy, unserem KI-Arbeitsplatz. Alle Preise und Konfigurator →
05Aus der Praxis
Projekte mit dieser Leistung.
01 · Kundenservice & Erreichbarkeit
Mandantenportal mit Telefon-KI
Standardanfragen banden zwei Mitarbeiter komplett.
Setup in 4 Wochen04 · MitarbeiterorganisationEigene Chat-Oberfläche mit Wissensbasis
Mitarbeiter suchten Regeln, Abläufe und Ansprechpartner in verstreuten Unterlagen.
Umgesetzt in 2 bis 3 Wochen06 · Wissensmanagement · 80 MitarbeiterFirmenweite KI-Wissensplattform
Informationen verstreut in Dokumenten, Wikis und SharePoints.
Berichtet: 4 bis 6 Std. weniger Suchzeit pro WocheFragen
Häufige Fragen zu Wissensbasis & Chatbot.
Deine Frage ist nicht dabei? Stell sie Oliver im Erstgespräch oder schreib an info@hr-codelabs.de.
Wie lange dauert die Einrichtung einer KI-Wissensbasis?
Typisch 14 bis 21 Tage bis zur ersten produktiven Nutzung. Die meiste Zeit geht in das Sichten der Dokumente, in Zugriffsrechte und in Tests mit echten Fragen. Den verbindlichen Zeitplan vereinbaren wir nach dem Erstgespräch.
Was kostet eine KI-Wissensbasis?
Für eine eigenständige Wissensbasis erstellt HR CodeLabs nach dem Prozess-Check (490 €, wird angerechnet) ein Festpreisangebot. Den Aufwand bestimmen vor allem Menge und Zustand der Dokumente, die Zahl der Quellen und ob ein Chat für die Website dazukommt. Als Teil eines Pakets ist eine Wissensbasis im KI-Assistenten mit Hermes (2.900 €) enthalten. Für das ganze Team gibt es Firmenwissen in Lokyy, unserem KI-Arbeitsplatz.
Bleiben unsere Dokumente vertraulich?
Die Wissensbasis läuft auf einem Server, den du kontrollierst. Wird das Sprachmodell lokal betrieben, verlässt kein Dokument deine Infrastruktur. Nutzt du ein Cloud-Modell, legen wir vorher offen, welche Daten wohin fließen.
Ist eine KI-Wissensbasis DSGVO-konform?
Sie lässt sich DSGVO-konform betreiben, wenn Hosting, Modellzugang, Zugriffsrechte und Verträge passen. Am einfachsten ist das mit eigenem Server und lokalem Modell. Welche personenbezogenen Daten in die Wissensbasis gehören und wer sie sehen darf, klären wir im Projekt mit dir.
Wie verhindert man, dass die KI Dinge erfindet?
Durch drei Maßnahmen: Die KI darf nur aus den gefundenen Dokumenten antworten, jede Antwort nennt ihre Quelle, und wenn nichts Passendes gefunden wird, sagt sie das, statt zu raten. Ganz ausschließen lassen sich Fehler nie, deshalb ist jede Antwort über die Quelle nachprüfbar.
Was ist der Unterschied zwischen einer KI-Wissensbasis und ChatGPT?
ChatGPT antwortet aus allgemeinem Trainingswissen und kennt deine internen Unterlagen nicht. Eine Wissensbasis antwortet aus deinen freigegebenen Dokumenten, nennt die Quelle und beachtet Zugriffsrechte. Sie läuft außerdem auf deiner Infrastruktur statt bei einem fremden Anbieter.
Wie viele Dokumente kann das System verarbeiten?
Auch Bestände mit zehntausenden Dokumenten. Der begrenzende Faktor ist in der Praxis selten die Menge, sondern Qualität und Aktualität der Unterlagen.
Kann der Chat auch auf unserer Website laufen?
Ja. Ein Chat-Widget für die Website greift nur auf Inhalte zu, die für Kunden freigegeben sind, getrennt vom internen Wissen. Fragen, die er nicht beantworten kann, gibt er mit Zusammenfassung an dein Team weiter.
Weitere Leistungen
Dein nächster Schritt
Wissensbasis & Chatbot für deinen Alltag?
Erzähl Oliver in 30 Minuten, wo es hakt. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob Wissensbasis & Chatbot zu dir passt, und danach ein unverbindliches Angebot.
HR CodeLabs Strategiecallmit Oliver Hees · 30 Min · Video
- Kostenlos und ohne Auftragszwang
- Ehrliche Einschätzung, auch wenn KI nicht passt
- Festpreis für die Einrichtung, monatlich kündbare Betreuung
Oder direkt die Telefon-KI testen: +49 40 524 732 80