Praxis & Kanzlei
Terminwünsche annehmen, Unterlagen-Fragen beantworten, dringende Fälle sofort durchstellen.
01 · Telefon-KI
Jeder Anruf wird angenommen. Auch der um 19:40 Uhr.
Eine Telefon-KI, die deine Abläufe kennt, Anrufer qualifiziert und Termine direkt in deinen Kalender legt. Deutsch, DSGVO-konform, in ein bis zwei Wochen produktiv.
- Live nach
- 5 bis 10 Werktagen
- Erreichbar
- 24/7, auch im Urlaub
- Plattform
- Fonio · EU-Server
Kurz erklärt
Was ist eine Telefon-KI?
Eine Telefon-KI ist ein Sprachassistent, der Anrufe entgegennimmt, das Anliegen versteht, Rückfragen stellt und daraus eine Aktion macht: Termin buchen, Rückruf anlegen, Auskunft geben oder an die richtige Person weiterleiten. Sie arbeitet rund um die Uhr, mehrsprachig, und dokumentiert jeden Anruf im CRM. HR CodeLabs setzt dafür Fonio ein, einen deutschen Anbieter mit Servern in der EU.
01Das Problem dahinter
Anrufe außerhalb der Bürozeiten laufen ins Leere. Anrufer, die niemanden erreichen, rufen selten ein zweites Mal an. Sie rufen beim Nächsten an. Und tagsüber unterbricht jedes Klingeln jemanden, der gerade etwas anderes macht.
02Was sich für dich ändert
Mehr Zeit. Spürbar weniger Routine.
01
Kein verpasster Anruf mehr, auch nachts, am Wochenende und im Urlaub
02
Termine landen direkt im Kalender, ohne dass jemand tippt
03
Dein Team wird nicht mehr aus der Arbeit gerissen
04
Jeder Anruf ist protokolliert und im CRM auffindbar
03Typische Einsätze
So sieht der Alltag aus mit KI.
Handwerk
Aufträge aufnehmen, während das Team auf der Baustelle ist: Adresse, Anliegen, Fotos per SMS-Link anfordern.
Agentur & Beratung
Neue Anfragen qualifizieren und direkt einen Termin im Kalender des passenden Ansprechpartners buchen.
Vermietung & Service
Schadensmeldungen strukturiert erfassen und als Ticket an die zuständige Stelle weitergeben.
04Was enthalten ist
Einrichtung, Anbindung, Schulung aus einer Hand.
- Gesprächsführung auf deine Abläufe trainiert, nicht von der Stange
- Anbindung an CRM und Kalender (z. B. HubSpot, Pipedrive, Salesforce, eigene Systeme)
- Deutsche Stimmen, auf Wunsch als Klon deiner eigenen Stimme
- Sauberer Übergabepunkt an Menschen, wenn es komplex wird
- Pilotphase mit deinem Team, bevor die Nummer live geht
- Schulung, damit du Antworten und Regeln selbst anpassen kannst
- 01
Gesprächsführung gestalten
Welche Anliegen kommen rein? Was darf die KI selbst erledigen, wann übergibt sie? Daraus entsteht der Gesprächsleitfaden.
- 02
Anbinden
Kalender, CRM und Weiterleitungen werden verbunden. Die KI bekommt ihr Wissen aus deinen Unterlagen.
- 03
Pilot mit deinem Team
Testanrufe mit typischen und schwierigen Fällen. Wir justieren, bis es sitzt.
- 04
Live & Betreuung
Rufumleitung aktiv. Wir beobachten die ersten Wochen und passen an, danach läuft die Betreuung.
Schematisches Beispiel · keine Live-Verarbeitung
So greifen die Schritte ineinander.
- 01Anrufer begrüßen und KI-Hinweis geben.
- 02Anliegen qualifizieren und Termin abstimmen.
- 03Ergebnis im CRM ablegen oder an Menschen übergeben.
Eingesetzte Werkzeuge
Wann das nichts für dich ist
Wenn bei dir täglich zwei Anrufe eingehen, lohnt sich das meist nicht. Sag uns das im Erstgespräch, dann sparen wir dir das Geld.
Zum Preis
Telefon-KI Start kostet 1.900 €, Plus mit Anbindung an CRM oder Ticketsystem 3.500 €, jeweils Festpreis netto. Betreuung ab 99 € pro Monat oder ohne Betreuung. Den fonio-Tarif mit Monatsgebühr und Minuten rechnet fonio direkt nach Volumen mit dir ab. Alle Preise und Konfigurator →
05Aus der Praxis
Projekte mit dieser Leistung.
Fragen
Häufige Fragen zu Telefon-KI.
Deine Frage ist nicht dabei? Stell sie Oliver im Erstgespräch oder schreib an info@hr-codelabs.de.
Wie schnell ist eine Telefon-KI live?
Typisch sieben bis vierzehn Tage. Die Technik selbst steht schnell, die Zeit geht in Gesprächsführung, CRM-Anbindung und die Pilotphase mit deinem Team.
Was kostet eine Telefon-KI?
Bei HR CodeLabs kostet die Telefon-KI Start 1.900 € und die Telefon-KI Plus mit CRM-Anbindung und automatischer Nachbereitung 3.500 €, jeweils als Festpreis netto mit 5 bzw. 10 Werktagen Lieferzeit. Die Betreuung kostet ab 99 € pro Monat. Dazu kommt der fonio-Tarif mit Monatsgebühr und Gesprächsminuten, den fonio direkt abrechnet.
Ist eine Telefon-KI DSGVO-konform?
Ja, wenn der Anbieter in der EU hostet und ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. HR CodeLabs setzt Fonio ein, einen deutschen Anbieter mit Servern in der EU. Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Die KI sagt zu Beginn, dass sie ein digitaler Assistent ist. Das ist rechtlich sauber und kommt in der Praxis besser an als der Versuch, einen Menschen vorzutäuschen.
Was passiert, wenn die KI nicht weiterweiß?
Sie übergibt. Entweder leitet sie direkt an eine hinterlegte Person weiter oder sie legt einen Rückruf mit Zusammenfassung im CRM an. Welche Fälle übergeben werden, legen wir vorher gemeinsam fest.
Kann ich die Telefon-KI selbst testen?
Ja. Ruf unsere Telefon-KI unter +49 40 524 732 80 an. Sie beantwortet deine Fragen und zeigt, wie sich ein solches Gespräch anfühlt.
Weitere Leistungen
Dein nächster Schritt
Telefon-KI für deinen Alltag?
Erzähl Oliver in 30 Minuten, wo es hakt. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob Telefon-KI zu dir passt, und danach ein unverbindliches Angebot.
HR CodeLabs Strategiecallmit Oliver Hees · 30 Min · Video
- Kostenlos und ohne Auftragszwang
- Ehrliche Einschätzung, auch wenn KI nicht passt
- Festpreis für die Einrichtung, monatlich kündbare Betreuung
Oder direkt die Telefon-KI testen: +49 40 524 732 80